Embaucher son premier employé en Belgique : checklist complète 2026
Publié le 3 avril 2026 — Aureus Social Pro
En résumé : Embaucher un premier employé en Belgique implique 8 étapes obligatoires. La plus critique est la Dimona — à effectuer avant le premier jour de travail. Aureus Social Pro automatise la Dimona, le contrat et toutes les déclarations ONSS.
Les 8 étapes obligatoires — dans l'ordre
1
S'affilier à un secrétariat social
Avant toute embauche, vous devez vous affilier à un secrétariat social agréé (ou utiliser Aureus Social Pro). C'est lui qui gérera vos obligations ONSS, vos fiches de paie et vos déclarations. Délai : minimum 1 semaine avant l'embauche.
2
Obtenir un numéro d'employeur ONSS
Votre secrétariat social vous attribue un numéro d'employeur ONSS (matricule employeur). Ce numéro est nécessaire pour toutes les déclarations sociales. Il est obtenu automatiquement lors de l'affiliation.
3
Rédiger le contrat de travail
Le contrat doit préciser : type (CDI/CDD/temps partiel), rémunération, description de fonction, lieu de travail, commission paritaire applicable, clause d'essai éventuelle. Il doit être signé avant ou au plus tard le jour de l'entrée en service.
4
Effectuer la DimonaAVANT LE 1er JOUR
La Dimona (Déclaration Immédiate d'Emploi) doit être transmise à l'ONSS avant le début effectif du travail. En cas de contrôle sans Dimona préalable, l'amende peut atteindre plusieurs milliers d'euros. Aureus Social Pro génère et transmet la Dimona automatiquement.
5
Établir le règlement de travail
Le règlement de travail est obligatoire dès le premier employé. Il définit : horaires de travail, procédures disciplinaires, congés, politique de télétravail, etc. Il doit être déposé auprès de la Direction régionale du travail.
6
S'affilier à un service de médecine du travail
Tout employeur doit affilier ses travailleurs à un Service Externe de Prévention et Protection au Travail (SEPP). Cela couvre la surveillance de santé, les risques professionnels et les visites médicales obligatoires selon le poste.
7
Vérifier les aides à l'emploi applicables
Selon le profil du travailleur et votre localisation, des aides significatives peuvent réduire votre coût salarial. Activa.brussels (jusqu'à 15.600€/3 ans), réductions groupe cible jeunes, réductions ONSS travailleurs âgés. Vérifiez avant d'embaucher.
8
Préparer la première fiche de paie
La première fiche de paie doit être remise au travailleur le jour du paiement du salaire. Elle doit mentionner toutes les composantes salariales, les cotisations et le net à payer. Aureus Social Pro la génère automatiquement.
Délais critiques à ne pas rater
Avant le 1er jourDimona IN — OBLIGATOIRE
Avant ou le 1er jourSignature du contrat de travail
Dans les 30 joursDépôt règlement de travail
1er mois suivantAffiliation médecine du travail
Fin du moisPremier paiement salaire + ONSS
Fin du trimestrePremière DmfA ONSS
Aides à l'emploi — ne les ratez pas
Beaucoup d'employeurs ignorent les aides disponibles pour leur première embauche. Voici les principales :
- Activa.brussels : jusqu'à 800€/mois pendant 36 mois pour un chercheur d'emploi bruxellois (conditions d'ancienneté chômage)
- Réduction groupe cible jeunes : exonération partielle ONSS pour les moins de 26 ans (trimestres spécifiques)
- Réduction premier engagement : certaines régions offrent des avantages spécifiques pour la toute première embauche
- Bonus emploi fiscal : automatique pour les bas et moyens salaires — pas de démarche nécessaire
Simplifiez votre première embauche
Aureus Social Pro guide chaque étape, génère le contrat et la Dimona automatiquement, et détecte les aides applicables pour votre profil.
Commencer gratuitement →Questions fréquentes
Peut-on embaucher sans secrétariat social en Belgique ?
Techniquement oui, mais c'est fortement déconseillé. La législation sociale belge est complexe et les sanctions pour erreurs (Dimona tardive, DmfA incorrecte) peuvent être lourdes. Aureus Social Pro permet de gérer tout en autonomie avec des guardrails légaux automatiques.
Quel est le délai pour la Dimona en cas d'embauche urgente ?
La Dimona doit être transmise avant le début effectif du travail, même si c'est quelques minutes avant. En cas d'urgence absolue, elle peut être transmise par téléphone au numéro d'urgence ONSS, puis régularisée online.
Le règlement de travail est-il vraiment obligatoire dès le premier employé ?
Oui, la loi du 8 avril 1965 impose un règlement de travail dès qu'une entreprise emploie au moins un travailleur. Il doit être établi en concertation avec les représentants des travailleurs (ou directement si pas de délégation syndicale).
Article rédigé par Aureus Social Pro — Aureus IA SPRL, BCE BE 1028.230.781. Dernière mise à jour : avril 2026.